来年１月、マイナンバー制度がスタートしたら、企業は早速従業員からマイナンバーを教えてもらう必要が出てきます。具体的には、退職する従業員が出てきたとき、その従業員からマイナンバーを教えてもらい、源泉徴収票に記載したり、雇用保険被保険者資格喪失届に記載することになります。これらの業務を税理士や社労士に委託している場合でも、税理士や社労士に伝えるために聞き出さなければなりません。
また、新たに雇用した従業員からは、扶養控除申告書にマイナンバーを書いて提出してもらわなければなりませんし、雇用保険被保険者資格取得届に記載しなければなりません。
入退社があった従業員だけではありません。来年の暮れには年末調整を行い、給与支払報告書に記載しなければならないため、結局既存の従業員全員からも入手しなければならないことになります。
従業員からマイナンバーを入手するときの注意点、いったん入手したナンバーをどう保管したらよいのかなどについてポイントを取り上げていきます。
利用目的の明示
従業員からマイナンバーを入手することを、マイナンバー法の用語で「取得」といい、取得したマイナンバーを税や社会保険の必要書類に記載して書類を作成することを「利用」といいます。マイナンバーは税と社会保険の決められた手続のためにしか、利用できません。そしてナンバーを取得するときには、「ナンバーを何に使うのか」その目的を明示しなければなりません。例えば「給与支払報告書に記載するためにナンバーを教えてください」「雇用保険取得手続に使うためにナンバーを教えてください」といった具合です。
手続が発生する都度、目的を明示しなければならないかというとそうではありません。事業所で雇用される従業員であれば、雇用されている限り何らかの手続きが発生し続けるので、雇用契約締結時に予想できる手続きをまとめて明示しても良いとされています。
就業規則を作成している事業所であれば、就業規則にそれら目的を記載し、通知または公表することでも足ります。
- 当事務所の顧問先様には、10月までの間に「就業規則の改定」のお手伝いをさせて頂きます。
- 取得時の本人確認
- 利用目的を伝えたあとは、実際にナンバーを取得します。取得時には、「間違えた番号を取得しないようにする（番号確認）」ことと、「他の誰でもなく、その人の番号であることの確認（身元確認）」が必要です。「番号確認」は、通知カード（今年10月以降に国から送られてくるカード）か、番号が記載された住民票で行います。「身元確認」は顔写真のついた運転免許証かパスポート等で行います。人によっては、通知カードではなく「個人番号カード」を持っている人がいます。これは本人が希望すれば無料で発行してもらえる顔写真付きのカードです。これを持っている人ならその１枚で「番号確認」と「身元確認」を一度に行ったことになります。確認は実際にカード等の提示を受け、写しをとるか書類に書き写したりシステムに入力します。
- 「身元確認」が必要な理由は、他人の番号を勝手に使う「なりすまし」を防止するためです。
札幌の社労士（社会保険労務士）のブログ
