番号の提供を拒む従業員
実務上、必ず起こり得ることが、マイナンバーの提供を拒む従業員です。特に、退職が決まっている従業員の場合、もう辞めていく会社に自分のナンバーを教えたくないと考えるのはごく自然なことです。よって無用なトラブルを避けるため、今年の10月以降出来るだけ早い時期に、目的を明示した上で、既存の従業員全員からナンバーを取得しておいた方が良いでしょう。
内閣官房のホームページＦＡＱでは、提供を拒む従業員には「番号法の趣旨や個人番号を記載することは法律で定められていることなどを丁寧に説明の上、提供を受けてください。それでも拒む場合には、税務署やハローワークなど書類の提出先の指示に従ってください」と書かれています。
従業員の扶養親族の番号取得
従業員が税の年末調整に使う「扶養控除申告書」に扶養親族のマイナンバーを記載して事業者に提出するときは、扶養親族の本人確認は、扶養控除申告書を記載・提出する従業員が行います。よって事業者はその扶養親族の本人確認をする必要はありません。
また、「健康保険被扶養者異動届」に扶養親族のマイナンバーを記載して事業者に提出する場合も、扶養親族の本人確認は従業員が行うこととなっているので、事業者が行う必要はありません。
一方、従業員が配偶者の「国民年金第３号被保険者の届出」を事業者に提出する場合は異なります。これは、この届出の主体が「従業員」ではなく、「従業員の配偶者」だからです。原則は事業者がその配偶者の本人確認を行います。実際には、従業員が配偶者に代わって事業者に届出をすることが多いと思いますが、その場合は、「従業員が配偶者の代理人としてマイナンバーを提供する」という考え方になるので、事業者は「代理人からマイナンバーの提供を受ける場合の本人確認」というものを行うことになります。なお、配偶者からマイナンバーの提供を受けて本人確認を行う事務を事業者が従業員に委託する方法も考えられます。
※代理人からマイナンバーの提供を受ける場合の本人確認 ・・・ ①代理権、②代理人の身元、③本人の番号の３つを確認する必要があります。原則として、
① 代理権の確認は、法定代理人の場合は戸籍謄本など
② 代理人の身元の確認は、代理人の個人番号カード、運転免許証など
③ 本人の番号確認は、本人の個人番号カード、通知カード、マイナンバーの記載された住民票の写しなど
で確認を行う（これらの方法が困難な場合は、他の方法も認められる）
現状と比べ「①代理権の確認」という手間が増える分、現場では多少の混乱も予想されます。
札幌の社労士（社会保険労務士）のブログ